Ce service permet d’échanger des informations entre la régie (ou la direction de l’entreprise) et les copropriétaires (ou salariés). Il se fait via une rubrique proposant les fonctionnalités suivantes :

  • Signalement d’incident ou question au gestionnaire :
    • Identification du problème par choix déroulants (type, emplacement, date), saisie d’un descriptif et envoi d’une photo optionnelle, horodatage ;
    • Si un incident similaire est déclaré une nouvelle fois, l’application propose au déclarant de le regrouper au cas déjà ouvert ;
    • Le gestionnaire reçoit un email de notification, ainsi qu’une notification dans l’application ;
    • Les échanges sur le cas sont gérés en fil de discussion, avec une notification à chaque mise à jour du cas ;
    • Chaque utilisateur peut consulter l’historique du cas et compléter la discussion si besoin ;
    • Mise à jour du statut (signalé, pris en compte, en cours de résolution, terminé) par le gestionnaire ou le prestataire externe, ce dernier disposant de notifications par mail avec un lien pour contribuer au fil (ajout de compte-rendu d’intervention, planification de date d’intervention, réponse aux utilisateurs…)
  • Envoi d’un message (information importante, charges de copro, facturation…) par la régie à un copropriétaire spécifique ou un groupe ou l’ensemble des utilisateurs : envoi d’une notification par mail avec un lien de connexion directe au message ;
  • Préparation des assemblées générales
    • Proposition de dates (façon doodle) et possibilité de réserver une salle le cas échéant ;
    • Formulaire de recueil des sujets pour inscription à l’ordre du jour, notification et validation par la régie ;
    • Sondages sur des sujets proposés par la régie ou le conseil syndical ;
    • Formulaire de délégation de pouvoir pour l’AG, avec signature numérique, choix du délégué dans la liste des propriétaires, validation par le délégué et impression des pouvoir sous forme de PDF par la régie.